Guide til at udvikle din virksomheds Knowledge Management

Denne artikel indeholder en guide til at udvikle din virksomheds Knowledge Management. Du kan både bruge den til at måle/kortlægge modenheden og til at planlægge hvordan I kan bevæge Jer hen i det ønskede stadie.

Artiklen afsluttes med gode råd om hvordan man kaster sig over problemstillingen.

Ligesom mine andre artikler er den er meget “short, sweet and to the point”, og jeg kaster mig ikke ud i diskussioner af baggrund og beskrivelse af metode. Grunden til det er, at artiklen skal kunne skimmes og læses på kort tid. Hvis du ønsker mere, så skriv til mig :)

Artiklen er baseret på mine knap 15 års erfaring med implementering af dette i danske store virksomheder, og er en opdatering af en tilsvarende artikel, skrevet til Version2 i 2010.

Knowledge management – udvikling og modenhed; stadier og katalysatorer

Jeg inddeler Knowledge Management i fire stadier:

  1. Arkivering
  2. Vedligehold
  3. Vidensdeling
  4. Social Business

For at flytte sig mellem stadierne kræves forskellige indsatser, der virker som katalysatorer for det.

Billedet illustrerer sammenhængen mellem stadier og katalysatorer. Det anbefales, at du åbner illustrationen i et nyt vindue, og kigger på den mens du læser videre.

KM - modenhed, stadier og katalysatorer

(1) Arkivering

Det klassiske udgangspunkt for en oprydningssituation. Vi gemmer dokumenter og information på vores lokale computer og på fildrev, og sender dokumenter til hinanden via email. Stor risiko for redundans, manglende overblik og at man arbejder med forkerte eller ikke-opdaterede oplysninger

A – Katalysator fra (1) Arkivering til (2) Vedligehold

Ret banalt handler det om at skabe rammer og regler for struktur og processer:

  • Etablering af strategi for information; og politikker for det, fx Record Management politik
  • Etablering af informationsarkitektur, gerne gennem en Enterprise Content Strategy
  • Etablering af fælles systemer for dokumenthåndtering og information
  • Udarbejdelse af processer (Standard Operating Procedures) og uddannelse heri
  • Udarbejdelse af guidelines, better practice og code of conduct
  • Etablering og ibrugtagning af metadata og taxonomi

Det er bestemt ikke en let sag, og kræver både ledelsesforankring og en dedikeret forandringsledelse.

(2) Vedligehold

Langt de fleste danske virksomheder er på dette niveau, hvor vigtigheden af dokumentation og ensartede processer er forstået og tilstede, og hvor det danner grundlag for en ensartet kvalitet i produkter og services. Der gennemføres jævnligt audits af systemer for at dokumentere at man lever op til egne og andres (fx myndighedernes) krav.

B – Katalysator fra (2) Vedligehold til (3) Vidensdeling

Noget helt andet skal til for at flytte sig til Vidensdeling:

  • Ibrugtagelse af “collaborative tools” til dokumenthåndtering og -deling, blogs, wikis og diskussionsfora mv
  • Politikker og fornyet code of conduct, der stiller krav om brug af disse tools, fx at man ikke sender mails med dokumenter men kun med links til dokumenterne.
  • Etablering af kompetencekortlægning, både for medarbejdere og for afdelinger (hvilke services kan leveres af den enkelte afdeling)
  • Etablering af enterprise search på tværs af flere systemer (både dokumentsystemer og transaktionssystemer) efter information og efter kompetencer

Det er bestemt ikke en let sag, og kræver både ledelsesforankring og en dedikeret forandringsledelse. Ja, det skrev jeg også ovenfor, men det er stadigt sandt.

(3) Vidensdeling

Vidensdeling fordrer en forståelse af, at vi som gruppe har langt flere kompetencer end individet. Denne kollektive forståelse afføder traditionelt et stærkt krav og en sult efter information og adgang til kompetencer, der kan gøre eget arbejde bedre. En pudsig blanding af fællesskab og egoisme.

Få danske virksomheder har dette gennemført til fulde, primært grundet (1) ledelsernes svingende fokus på det og (2) den danske kultur. Vi er ikke gode til at følge regler, og skærer gerne et hjørne hvor vi kan, og undlader at gemme information og opdatere vores CV til det fælles bedste.

Ledelsen har tit svært ved at se fordelene ved det, af to årsager: (1) (Mellem-)ledere arbejder ikke med dokumenter længere (det gør deres medarbejdere i stedet), og (2) de skal betale for investeringen. Ergo skal de betale for noget, de ikke umiddelbart selv høster fordelene af.

Dog, der er signifikante fordele ved det, både mht. kvalitet (færre fejl, færre tilbageløb, mindre redundans) og tidsbesparelse (hurtigere adgang til information og eksperter).

C – Katalysator fra (3) Vidensdeling til (4) Social Business

Det er her alle de sociale medier og mekanismer kommer ind i billedet:

  • Etablering af microblogging til kommunikation og dialog, for at afsløre, skabe og bibeholde kultur
  • Injektion af microblogging i processer og processystemer
    • for at understøtte diskussion af hvordan man agerer i processen (single loop learning)
    • og til forbedring af processerne (double loop learning)
  • Etablering af ekspertsystemer til at håndtere spørgsmål/svar mellem medarbejderne
  • Brug af crowdsourcing til idegenerering og probemløsning
  • Brug af Social Network Analysis (SNA) til at kortlægge netværk og dialog, for at ændre, påvirke, stimulere og styrke samarbejdet mellem medarbejdere og afdelinger.

Og igen: Det er bestemt ikke en let sag, og kræver både ledelsesforankring og en dedikeret forandringsledelse. Men, her kan man med fordel starte agilt i det små, og udnytte “Law of diffusion of innovations“.

(4) Social business

Med Social Business er mantraet “vi hjælper hinanden, og derfor får vi større arbejdsglæde OG en bedre forretning”. (Og det er endda dokumenteret.) Forståelsen ligger i, at det er de mellemmenneskelige egenskaber, der gør forskellen

Ganske få danske virksomheder er her, men mange amerikanske har allerede taget det i brug, set i lyset af behovet herfor. Læs disse to rapporter fra Instituttet fra Fremtidsforskning: Anarconomy (2009) og Ude af kontrol (2010), der stadig er aktuelle og relevante – og se på din egen (og dine børns) måde at bruge Facebook, Twitter, YouTube, Instagram og LinkedIn – for at forstå denne megatrend og imødekomme den aktivt.

Social Business handler om at danne kultur, skabe sammenhæng, se formål og mål, og styrke den indre motivation (se TED videoen med Daniel Pink om motivation og læs Bøtters og Kolinds Unboss).

Hvordan griber vi det an?

Det klassiske spørgsmål, jeg altid får: “Kan man starte hvorsomhelst i modellen, eller kræver det at man har alt på plads forneden, før man kan komme videre opad?”

Det er klart, at man skal have de nederste elementer og stadier på plads, før man kan igangsætte de næste med succes. Man kan ikke springe over. Dog, der VIL være steder i virksomhederne, hvor paratheden til de sociale stadier er tydeligt tilstede, og man kan med fordel starte dér med agilt at indføre det gennem små tiltag, Proof-of-Concepts og piloter. Derigennem vil man få first movers, ambassadører og udryddet børnesygdomme, før man giver sig i kast med resten af virksomheden.

Normalt vil jeg anbefale, at man sætter ind flere steder på en gang, men mest aggressivt forneden og mere afsøgende og trykprøvende foroven, indtil der kan sættes mere damp på de sociale elementer. Dog, det kommer an på den demografiske sammensætning, brancheforskelligheder og de regulatoriske krav.

Lav et kort over behov og gevinster, krævede indsatster og risiko, og lav en god, veldokumenteret afklaring af, hvordan du griber det an.

Spørg endelig

Fang mig, spørg og vi kan sammen blive klogere :)

 

2 thoughts on “Guide til at udvikle din virksomheds Knowledge Management

  1. Spændende indlæg. Jeg er enig i din trappestige model. Jeg synes dog grundlæggende begrebet “knowledge management” er et old school begreb, der fejl-framer hvad viden er for en størrelse. Da begrebet opstod i 80erne var forståelsen at man kunne indfange og håndtere viden=information. Det er her social business eller social enterprise er et bedre begreb, fordi det indikerer at det handler om mennesker og dermed er viden noget der findes i relationen mellem mennesker. Anyways, hvis du er interesseret kan du tjekke en præsentation ud jeg holdte for nyligt om social business og deltagelse: http://www.slideshare.net/IBMDK/social-business-og-deltagelse

  2. Hej Christian
    Tak for rosen :) Og tak for links til dine slides. Gode pointer. Jeg er enig i det langt af vejen, og har skrevet noget lignende i mine andre indlæg.

Skriv et svar